Créer de la proximité en distanciel, pour manager sans (trop de) distance

Accueil de l’Agirc-Arrco, régime de retraite complémentaire des salariés du privé

Pandémie oblige, le télétravail s’impose avec le risque d’accroitre la distanciation entre les dirigeants et les collaborateurs. Pour éviter cet écueil, la fédération Agirc-Arrco a développé différents formats d’événements virtuels, impliquant le comité de direction et les équipes.

Nous avions espéré que l’année 2021 commencerait par une sortie plus ou moins rapide de la pandémie, qui avait sérieusement perturbé l’année 2020. Mais le « moins » s’impose à notre grand regret. 

On évoque un troisième confinement alors que nous y sommes déjà, vu le nombre de restrictions qui s’imposent au quotidien. Cependant, dans cette formidable capacité d’adaptation qu’est la nôtre – qui aurait imaginé il y a tout juste un an tout ce que nous avons dû faire et accepter –, nous avons aussi extraordinairement développé l’usage du distanciel : visioconférence pour nos proches et mêmes les plus âgés, recours aux services en ligne et utilisation généralisée des outils de télétravail dans nos modes de faire professionnels. 

Avec le développement du télétravail dans des proportions que nous avions d’autant moins envisagées qu’elles nous ont été imposées par des circonstances que nous étions à mille lieues d’imaginer, nous avons découvert aussi les lacunes et les limites du distanciel.

Pour l’essentiel, nous avons souffert collectivement et individuellement de la « distanciation sociale ». Nous avons donc cherché des moyens de compenser, au moins partiellement, la quasi-absence de présentiel et nous présentons trois formats de rencontres que nous avons éprouvés, mais dont nous n’avons pas fini d’explorer le potentiel.

Le e-petit déjeuner

Le e-petit déjeuner (café Teams avec le DG) est une réunion organisée entre le directeur général et dix managers ou experts qui n’ont pas habituellement l’occasion de discuter directement avec le premier. Cet échange n’a pas d’ordre du jour, ne dure qu’une heure, il se passe sous Teams (de Microsoft) avec les caméras allumées au début et chaque fois que quelqu’un prend la parole, l’utilisation permanente de la caméra s’avérant peu compatible avec la capacité de nos réseaux privés respectifs. 

La séance est animée par une coach/ facilitatrice qui explique à chaque petit déjeuner, – nous sommes dans un rythme hebdomadaire –, en quoi consiste cet entretien pour que chacun se sente à l’aise.

Les questions fusent très vite, notre directeur général étant étonné à chaque fois de la facilité avec laquelle les participants s’expriment, mais aussi du nombre de questions qu’ils se posent. Ce sont rarement des points nouveaux, plutôt des grandes problématiques mais qui ne sont pas réglées pour autant : apporter le meilleur service aux actifs, retraités et entreprises, l’avenir de la fédération, la relation avec les groupes de protection sociale qui charpentent notre réseau, la coopération avec les grands organismes de retraite, les projets structurants pour notre avenir. 

De cette formule, notre réflexion actuelle porte sur son extension, son intérêt principal étant la proximité qu’elle permet pour des échanges presque informels dans un monde en distanciel, qui n’est guère propice à ces échanges. 

Le e-Rendez-vous 

Le e-RV est une rencontre entre  le comité de direction, 11 dirigeants, et l’ensemble des 1 000 collaborateurs de la fédération Agirc-Arrco (le régime, fédération plus les Institutions de retraite complémentaire,  emploie 13 000 collaborateurs). Nous utilisons alors la fonctionnalité « événement » de Teams, qui sert non pas à organiser une réunion classique, mais à agencer un plateau avec des intervenants et une régie pour piloter le déroulement de la rencontre et l’interface avec les participants.

Techniquement, c’est beaucoup plus lourd et complexe qu’un e-petit déjeuner. Nous l’organisons à un rythme de toutes les 6 semaines, sur une heure seulement pour densifier les échanges et ne pas (trop) empiéter sur les activités de chacun. 

Les 1000 participants – théoriques, car nous avons plutôt de l’ordre de 850 personnes qui se connectent et restent branchées –, suivent le flux vidéo de l’intervention comme une émission de télévision. Ils ne peuvent ni allumer leur caméra, ni intervenir directement. 

Leurs réactions et leurs questions remontent à la régie par un fil de commentaires, que cette dernière suit et agrège. Beaucoup de questions se ressemblent, elles sont donc assemblées par la régie, qui diffuse à l’animateur du plateau un flux condensé. A ce stade, nous n’avons jamais eu besoin de « filtrer » les questions, car l’implication et le professionnalisme des salariés, ainsi que l’absence d’anonymat évitent les dérives que connaissent les médias sociaux…. 

L’animateur du plateau distribue les questions aux membres du codir en essayant de bien alterner les interventions pour montrer la complémentarité et la cohésion de l’équipe de direction et aussi leur permettre de souffler entre deux questions, car les directeurs n’ont pas le temps matériel de préparer leur réponse, tout juste voient-ils avec une à deux minutes d’avance une pré attribution des questions propulsées par la régie. 

Nous utilisons ces e-RV soit pour un point d’actualité général du régime, soit pour développer une thématique particulière, comme les objectifs stratégiques ou les nouveaux services qui vont être déployées. 

L’exercice est en général très intense, face à ce millier de participants, et très apprécié par ces derniers qui peuvent écouter et questionner sans intermédiaire tous les cadres dirigeants de la fédération. C’est de même un exercice apprécié par les intervenants qui peuvent ainsi mettre en avant leur maîtrise du sujet et la cohésion de l’équipe dirigeante sur ces questions souvent compliquées. 

Le succès de ce format est là aussi dans la proximité qu’il crée, sans commune mesure avec ce qu’il est possible de faire dans un tchat, dont le format des réponses ressemble à un échange de SMS avec une incarnation très faible ou inexistante des intervenants.  

AA chez vous

Enfin nous avons été confrontés à « l’événement annuel des vœux ». Jusqu’à cette pandémie 2020-21, l’équipe dirigeante faisait une tournée très traditionnelle, sur chacun de nos grands sites en métropole. Devant un amphi captif, nous lisions bien souvent des slides, et nous répétions l’exercice autant de fois que nécessaire, pour partager ensuite un moment de convivialité sous forme de buffet qui permettait d’échanger avec quelques participants. 

Un exercice rituel qui semblait incontournable, bien que coûteux en temps et en moyens, mais attendu par les salariés des différents sites qui ne voyaient le collectif de dirigeants qu’à cette occasion.
Pandémie oblige, pas de rassemblement en ce début d’année, ni amphi, ni slideshow…

Heureusement, nous avions anticipé la nécessité d’évoluer dès le début de l’année 2020, et nous avions travaillé en avance de phase sur une formule complètement différente que la pandémie a rendu évidente.
Nous avons fait le choix d’un plateau TV avec une émission consacrée aux bilan et perspectives, dans un format proche d’un débat télévisé, animée par un journaliste et préparée comme une série de reportages et d’interviews de deux à trois intervenants. 

Le résultat est assez saisissant, une émission d’une heure et demie, très rythmée et forcément visuelle, un format beaucoup plus court et dynamique que celui adopté pour nos prestations passées. La séquence de convivialité a été remplacée par un moment de cuisine avec un top chef sympa, qui entraînait avec lui deux dirigeants dûment masqués et des collaborateurs en direct de leur cuisine.

tournage sur le plateau (les intervenants sont distants de plus de 2 mètres…)

Les intervenants sur le plateau ont dû réaliser une performance à laquelle peu étaient préparés : scénariser des informations rigoureuses et des faits complexes en ne gommant pas l’interaction des problématiques, tout en étant compréhensible pour le journaliste et surtout pour l’ensemble des collaborateurs, convaincre sans l’appui de slides de lecture, à peine quelques visuels très simples. 

Les salariés, – le même millier que pour le e-RV –, se sont laissés embarquer pour un exercice plus long, 1h30 d’émission sur les résultats de la fédération suivie, après une pause, d’une heure de détente en cuisine, et l’après-midi de nouveau 1h30 consacrée aux systèmes d’information qui sont structurants pour notre régime de retraite. 

Les retours sont très positifs et mettent en avant la convivialité certes, mais surtout deux autres points communs avec le « e-petit déjeuner » et le «  e-Rendez-vous »  : la proximité et l’effort de simplification de l’information, salué par tous.

Une proximité virtuelle dans ces temps compliqués, où la distanciation est devenue quasiment une norme dans nos vies contraintes, mais une proximité appréciée puisque l’émission a permis de se rapprocher des uns et des autres, elle s’appelait d’ailleurs « AA chez vous », AA étant l’abréviation de l’Agirc-Arrco. 

Trois formats différents qui nous rappellent que notre plus grand défi dans les entreprises aujourd’hui est de manager sans distance. 

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